Jatkuvat etätyöt ja korona-aika olivat vaikuttaneet Rakennuslehden työskentelyilmapiiriin. Toimitus ratkoi valmennusten avulla vuorovaikutusta hiertäneet asiat jo ennen kuin ne ehtivät kasvaa liian kuormittaviksi. Päätoimittaja Tapio Kivistö vertaa työpajatyöskentelyä kausihuoltoon, joka kannattaisi tehdä kaikissa työyhteisöissä säännöllisesti – ja varsinkin nyt, kun työelämä on muuttunut dramaattisesti.
Korona-aika ja jatkuvat etätyöt olivat jättäneet jälkensä Rakennuslehden toimituksen työilmapiiriin. Hommat sinänsä sujuivat hyvin, lehti ja verkkojutut ilmestyivät ja lukijat olivat lehteen tyytyväisiä, myös tunnelma toimituksessa oli pääosin ihan hyvä.
Päätoimittaja Tapio Kivistöä kuitenkin huolestutti, miten pitkä etätyöaika on vaikuttanut toimituksen yhteisöllisyyteen ja vuorovaikutukseen. Vaarana oli, että pelkästään verkossa toimiessa esimerkiksi ristiriitoja syntyy helpommin kuin kasvokkain lähityössä, ja pulmatilanteiden purkaminen on vaikeampaa. Kivistö halusi yhdessä toimituksen kanssa tarttua tilanteeseen ajoissa, kun tiedossa oli paluu uusimuotoiseen lähi- ja etätyön yhdistelmään.
Kivistöä kiinnosti, millainen toimituksen fiilis todellisuudessa on, mitkä asiat sujuvat hyvin ja mitä pitäisi kehittää sekä miten ongelmia saisi ratkottua. Samalla hänen toiveenaan oli, että toimitus voisi luoda pelisääntöjä ja toimintatapoja uuteen hybridiajan työskentelyyn.
Näiden odotusten pohjalta HNY teki Rakennuslehdelle valmennuskokonaisuuden, jossa olivat mukana seuraavat elementit:
1. Ennakkokysely
Ennen valmennusten alkua toimitus vastasi kyselyyn, joka kartoitti ilmapiiriä ja tilanteita, joissa vuorovaikutus toimii tai joissa se on haasteellista. Kyselyssä pyydettiin kuvaamaan tilanteita mahdollisimman tarkasti, jotta valmennuksissa päästään käsittelemään olennaisimpia asioita. Samassa kyselyssä kartoitettiin myös odotuksia hybridityölle ja asioita, joista kaivattiin yhteisiä pelisääntöjä tai linjauksia. Ennakkokyselyn tulokset käytiin läpi ensimmäisessä työpajassa.
2. Aloitus konkreettisilla asioilla
Valmennus aloitettiin hyvin konkreettisten asioiden läpikäymisellä. Näitä olivat esimerkiksi toimituksen käytössä olevat viestintäkanavat ja niiden selkeys, kokouskäytännöt ja työn suunnittelu. Jo kahdessa ensimmäisessä parin tunnin työpajassa toimitus sai paljon valmista aikaan. Se päätti, kuinka eri viestintäkanavia käytetään, miten työn suunnitteluun saadaan lisää ennakointia, millaisia tavoitteita kullakin toimittajalla on omalla seuranta-alueellaan sekä mitkä ovat toimituksen säännöllisten kokousten tavoitteet.
3. Vuorovaikutuksen vaikeuksien läpikäynti
Vuorovaikutuksen haasteita purettiin ammatillisen käyttäytymisen käsitteen ja kriteereiden avulla. Tämä lähestymistapa valittiin siksi, että tarkoituksena oli käsitellä nimenomaan tiimin vuorovaikutuksen haasteita ja kehittämistä eikä yksittäisten henkilöiden vuorovaikutusta. Toimitus pohti, missä ammatillisen käyttäytymisen osa-alueissa se on pisimmällä ja missä taas on eniten haasteita ja kuinka nämä näkyvät konkreettisesti toimituksen työskentelyssä. Haasteina esiin nousseisiin asioihin etsittiin valmennusten aikana yhdessä korjauskeinoja.
Kahdessa viimeisessä työpajassa keskityttiin toimituksen vuorovaikutukseen, haasteellisiin tilanteisiin ja keinoihin parantaa vuorovaikutusta. Valmennuksessa käytiin läpi vuorovaikutuksen perusasioita, stressin vaikutusta vuorovaikutukseen ja tunteiden taustalla olevia tarpeita. Pääasiassa keskityttiin kuitenkin yhteiseen työskentelyyn toimitukselle tärkeiden kysymysten parissa.
4. Pari- ja pienryhmätyöskentely
Valmennuksissa työskenneltiin yksin, pareina ja pienryhminä. Tämä työskentelytapa valittiin ennakkokyselyn tulosten perusteella. Kyselyssä selvisi, että vuorovaikutuksessa on haasteita nimenomaan silloin, kun kaikki ideoivat tai työskentelevät yhdessä. Valmennuksissa ideointi ja keskustelu oli vilkasta. Myös hiljaisemmat tiimin jäsenet toivat aktiivisesti mielipiteensä esille.
Lopputulos:
Päätoimittaja Tapio Kivistön mielestä valmennus onnistui erinomaisesti.
”Se tarjosi konkreettisia toimintamalleja arkipäivän työhön ja myös eväitä toiminnan kehittämiseen jatkossa. Selkeästi kirjatut toimintatavat ja tavoitteet ovat helpottaneet työkeskusteluja ja toteutumisen seurantaa. Esimerkiksi juttujen suunnitteluun ja valmistumiseen on saatu uutta innostavaa rytmiä”, Kivistö sanoo.
Hän vertaa työpajatyöskentelyä kausihuoltoon, joka kannattaisi tehdä kaikissa työyhteisöissä säännöllisesti – ja varsinkin nyt, kun työelämä on muuttunut dramaattisesti.
”On hyvä pohtia, missä asioissa ja toimintatavoissa olemme työyhteisönä hyviä ja mitä pitäisi kehittää. Arkisessa työssä asiat ajautuvat helposti tietyille urille, joista pois pääseminen vaatii pohtimista ja uusia tapoja. Tällaiseen kehittämiseen työpaja osoittautui erinomaiseksi ja myös tasapuoliseksi keinoksi.”
Työpajatyöskentely sai Rakennuslehden toimituksessa erittäin hyvän vastaanoton.
”Anna Niemelän oma mediatausta yhdistettynä valmentavaan otteeseen ja kiinnostavasti suunniteltuihin työpajaistuntoihin loi kokoontumisiin tehokkaan ja myös hyvähenkisen, kaikkia arvostavan ilmapiirin. Erityisesti kiitosta saivat kokonaisuuden konkreettisuus ja hyvin fasilitoidut keskustelut. Pääsimme toivomiimme tavoitteisiin, ja saimme myös lisää keinoja tulevaan kehittämiseen”, Kivistö kertoo.