Hybridikokouksessa tai -työpajassa heikko valmistautuminen paljastuu nopeasti ja turhauttaa osallistujia. Siksi hybridikokous kannattaa aina fasilitoida hyvin. On paljon keinoja, joilla kokouksen saa etenemään sujuvasti ja joiden avulla kokouksen osallistujat saa mukaan ideoimaan ja kertomaan ajatuksiaan.
Tässä kirjoituksessa esitellyt vinkit auttavat hybridikokousten ja -työpajojen suunnittelussa ja fasilitoinnissa. Jos vinkit tuntuvat tutuilta, kannattaa lukea teksti loppuun asti. Siellä paljastuu, miksi hyvien hybridikokousten toteuttaminen on vinkeistä huolimatta monesti vaikeaa.
- Lähde tavoitteista.Mieti, mitä pitää saada aikaan? Mitä on oltava valmiina, kun kokous tai työpaja on ohi? Mitä sitten tapahtuu? Kuinka tuloksia hyödynnetään?
2. Tee täsmällinen suunnitelma
Suunnittele kokous tai työpaja mahdollisimman tarkasti. Käy suunnitelmasi kriittisin silmin läpi. Keitä kutsutaan? Millaisella kutsulla kutsutaan? Kuinka kutsutut ohjeistetaan? Millaisia etukäteismateriaaleja tarvitaan? Millaisia ennakkotehtäviä osallistujat tekevät? Mieti jo nyt myös tulosten purkamisen ja raportoinnin tavat.
3. Mieti kokouksen tai työpajan sisältö tavoitteen kautta.
Mitä menetelmiä ja välineitä kannattaa käyttää? Mitä materiaaleja tarvitaan? Tehdäänkö työtä isolla porukalla, pienryhmissä, yksin?
4. Tee tarkka aikataulu.
Aikatauluta kokous tai työpaja täsmällisesti. Kuvaa etenkin työpajan aikataulussa, mitä menetelmiä ja materiaaleja kussakin osuudessa tarvitaan ja kuka eri osuuksista vastaa.
5. Varaa aikaa tulosten läpikäyntiin.
Muista varata riittävästi aikaa tulosten läpikäyntiin ja keskusteluun. Osallistujat haluavat nähdä, mitä yhdessä on saatu aikaan.
Kaipaatko tukea? Pitääkö tiimisi treenata tätä? Tsekkaa HNY:n monipaikkaisen työn valmennukset
täältä!
Miten hybridikokous kannattaa fasilitoida?
Esitä tavoitteet täsmällisesti. Varmista, että osallistujat ovat ymmärtäneet tavoitteet.
Kertaa toimintatavat. Kerro, kuinka puheenvuoroa pyydetään ja missä keskustelua käydään. Jos olette kokeneita etäkokoustajia tämä voi olla tuttua, mutta toimintatavat on hyvä käydä läpi.
Anna selkeät ohjeet. Ohjeista kannattaa tehdä mahdollisimman tarkat ja pilkkoa ne osiin, jotta niitä on helppo seurata. Voi olla tarpeen tehdä suullisten ohjeiden lisäksi myös kirjalliset ohjeet.
Pyri saamaan kaikki mukaan. Tässä voi olla apua pienissä ryhmissä toimimisesta tai kirjallisista tehtävistä. Myös ennakkotehtävillä voit varmistaa, että jokainen saa kertoa näkemyksensä.
Muista riittävät tauot ja pidä ne suunnitellusti. Näin vältät, etteivät ihmiset poistu koneelta yksi kerrallaan.
Mieti, paljonko ihmisiä kannattaa tai pitää kutsua paikalle. Karsi osallistujien määrää, jos se on mahdollista.
Käytä monipuolisia menetelmiä. Hyödynnä erilaisia ideoinnin ja kehittämisen keinoja ja kokeile uusia tapoja ideoida.
Lyhennä kokouksen ja työpajan kestoa. Etäkokoustaminen voi tuntua raskaalta, joten kannattaa harkita, voiko vaikkapa työpajan jakaa useampaan lyhyempään tapaamiseen, joilla kaikilla on selkeä tavoitteensa.
Mieti tarvitsetko kokousta tai työpajaa? Onko yhteinen tapaaminen välttämätön vai voiko tavoitteeseen päästä myös muita ideoinnin keinoja hyödyntäen?
Miksi hyvä hybridikokous on vaikea toteuttaa?
Hyvätkään vinkit eivät paranna kokouksia tai työpajoja, ellei vinkkejä todella käytä ja ellei pohdi, mitkä niistä sopivat juuri omalle tiimille ja auttavat sitä pääsemään parhaisiin tuloksiin. Tämän selvittäminen vaatii työtä, toistuvia kokeiluja ja epäonnistumisten kestämistä.
Vinkkien toteuttaminen jää usein kiinni siitä, ettei kokouksen vaatimaan etukäteistyöhön ja valmistautumiseen ole riittävästi aikaa. Ja vaikka kokouksen järjestäjä olisikin valmistautunut hyvin, kokouksen osallistujat eivät välttämättä ole varanneet riittävästi aikaa kokoukseen valmistautumiseen.
Jos tämä toistuu jatkuvasti, on etäkokousten parantaminen todella vaikeaa. Silloin pitäisi malttaa pysähtyä ja miettiä, kuinka omaa ja organisaation toimintaa pitää muuttaa, jotta valmistautumiseen saa käytettyä enemmän aikaa. Ja kannattaa miettiä vakavasti myös sitä,
mistä kokouksista voi luopua.
