ETÄTYÖSARJA

Itseohjautuvuus, etätyö ja etäjohtaminen ovat aikamme iskusanoja. Mitä voimme oppia etätyön tekemisestä, etätyökaveruudesta ja etäjohtamisesta? Mitä meidän yleensä ottaen pitäisi ymmärtää virtuaalitiimeissä toimimisesta ja niiden johtamisesta? Läsnä etänä -kirja vastaa muun muassa näihin kysymyksiin. Tässä kirjoitussarjassa jatkamme aiheen käsittelyä. Tämä on sarjan toinen kirjoitus. Muut löydät täältä: https://hnygroup.fi/blogi/. Alma Talentin julkaisemasta kirjasta lisätietoja täältä.

ANNA NIEMELÄ

Etänä pidettävässä työpajassa heikko valmistautuminen paljastuu nopeasti ja turhauttaa osallistujia. Näiden vinkkien avulla fasilitoit työpajoja tehokkaasti. Vinkit voivat olla tuttuja, mutta kannattaa miettiä, toteutuvatko ne teillä jo nyt hyvin ja kannattaako johonkin kohtaan kiinnittää vielä lisää huomiota. Pitäisikö esimerkiksi suunnitteluun käytettyä aikaa lisätä tai käytättekö riittävän monipuolisia menetelmiä?

  1. Lähde tavoitteesta. 
     
    Mieti, mitä pitää saada aikaan? Mitä on oltava valmiina, kun työpaja on ohi? Mitä sitten tapahtuu? Kuinka tuloksia hyödynnetään?
     
  2. Tee täsmällinen suunnitelma.
     
    Suunnittele työpajan tai ryhmätyön prosessi kokonaisuutena mahdollisimman tarkasti. Käy suunnitelmasi kriittisin silmin läpi. Keitä kutsutaan? Millaisella kutsulla kutsutaan? Kuinka kutsutut ohjeistetaan? Millaisia etukäteismateriaaleja tarvitaan? Millaisia ennakkotehtäviä osallistujat tekevät? Mieti jo nyt myös tulosten purkamisen ja raportoinnin tavat.
     
  3. Mieti työpajan ja ryhmätyön sisältö tavoitteen kautta. 
     
    Mitä menetelmiä ja välineitä kannattaa käyttää? Mitä materiaaleja tarvitaan? Tehdäänkö työtä isolla porukalla, pienryhmissä, yksin?
     
  4. Tee tarkka aikataulu.
     
    Aikatauluta työpaja täsmällisesti, jopa minuutin tarkkuudella. Kuvaa aikataulussa, mitä menetelmiä ja materiaaleja kussakin osuudessa tarvitaan ja kuka eri osuuksista vastaa.
     
  5. Varaa aikaa tulosten läpikäyntiin. 
     
    Muista varata riittävästi aikaa tulosten läpikäyntiin ja keskusteluun. Osallistujat haluavat nähdä, mitä yhdessä on saatu aikaan.

Etänä kiinnitä huomiota etenkin näihin asioihin:

  • Esitä tavoitteet täsmällisesti. Varmista, että osallistujat ovat ymmärtäneet tavoitteet.
  • Kertaa toimintatavat. Kerro, kuinka puheenvuoroa pyydetään ja missä keskustelua käydään. Jos olette kokeneita etäkokoustajia tämä voi olla tuttua, mutta toimintatavat on hyvä käydä läpi.
  • Anna selkeät ohjeet. Ohjeista kannattaa tehdä mahdollisimman tarkat ja pilkkoa ne osiin, jotta niitä on helppo seurata. Voi olla tarpeen tehdä suullisten ohjeiden lisäksi myös kirjalliset ohjeet. 
  • Pyri saamaan kaikki mukaan. Tässä voi olla apua pienissä ryhmissä toimimisesta tai kirjallisista tehtävistä. Myös ennakkotehtävillä voit varmistaa, että jokainen saa kertoa näkemyksensä.
  • Muista riittävät tauot ja pidä ne suunnitellusti. Näin vältät, etteivät ihmiset poistu koneelta yksi kerrallaan.
  • Mieti, paljonko ihmisiä kannattaa tai pitää kutsua paikalle. Karsi osallistujien määrää, jos se on mahdollista.
  • Käytä monipuolisia menetelmiä. Hyödynnä erilaisia ideoinnin ja kehittämisen keinoja ja kokeile uusia tapoja ideoida. 
  • Lyhennä työpajan kestoa. Etäkokoustaminen voi tuntua raskaalta, joten kannattaa harkita työpajan jakamista useampaan lyhyempään tapaamiseen, joilla kaikilla on selkeä tavoitteensa.
  • Mieti tarvitsetko työpajaa? Onko yhteinen työpaja välttämätön vai voiko tavoitteeseen päästä myös muita ideoinnin keinoja hyödyntäen?  

ETÄTYÖSARJA

Itseohjautuvuus, etätyö ja etäjohtaminen ovat aikamme iskusanoja. Mitä voimme oppia etätyön tekemisestä, etätyökaveruudesta ja etäjohtamisesta? Mitä meidän yleensä ottaen pitäisi ymmärtää virtuaalitiimeissä toimimisesta ja niiden johtamisesta? Läsnä etänä -kirja vastaa muun muassa näihin kysymyksiin. Tässä kirjoitussarjassa jatkamme aiheen käsittelyä. Tämä on sarjan toinen kirjoitus. Muut löydät täältä: https://hnygroup.fi/blogi/. Alma Talentin julkaisemasta kirjasta lisätietoja täältä.

Haluatko keskustella lisää? Ota yhteyttä!