ELINA YRJÖLÄ

 

No ok, ei tarvitse lopettaa kaikkia, 80 prosenttia riittää. Etätyöelämä tarjoaa liudan hyviä uusia tapoja, jotka toimivat kokouksia paremmin. Kun organisaatiosi vain jaksaa opetella ne, saatte palkinnoksi lisäätehoa ja luovuutta – ja vältytte virtuaaliuupumukselta.

Koronakeväänä 2020 seurasin kauhistuneena monien korporaatioissa toimivien ystävieni elämää, joka tuntui olevan yhtä virtuaalipalaveria aamusta iltaan. Yhtäjaksoinen Teams-, Zoom-tai muu vastaava kokoustaminen saattoi alkaa aamuseitsemältä ja päättyä iltaseitsemältä.

Samaan aikaan kirjoitin yhtiökumppaneideni Kati Haapakosken ja Anna Niemelän kanssa kirjaa etätyöstä – olihan käynnissä valtaisa etätyölaboratoriokoe. Kirja syntyi lähes täysin etänä. Yksi haastattelu tehtiin ulkosalla kasvotusten, kaikki muut virtuaalisesti. Samoin kaikki kommunikaatio meidän kolmen kirjoittajan sekä kustannustoimittajan ja muiden kustantajan edustajien kanssa tapahtui Teamsissa, puhelimessa, Slackissa tai muilla virtuaalisilla alustoilla.

Ja ihan hyvin meni. Kirja saatiin kasaan muutamassa viikossa. Jo pelkästään tältä pohjalta väitän, että valitus siitä, ettei virtuaalisesti pysty kehittämään, on pääosin puppua. Jos ette usko minua, lukaiskaa huviksenne kirjoitus WordPressin taustalla olevasta Automatticista, joka toimii lähes tyystin etänä. Automattic päätyi myös kirjaamme.

Älä simuloi konttoria virtuaalisesti

No mutta pitääkö ne etäkokoukset silti lopettaa? Eikö kokous ole ihan hyvä tapa jakaa tietoa ja tehdä yhteisiä päätöksiä?

Kokouksissa on toki etunsa. Niitä ei kuitenkaan kannata pyrkiä jäljittelemään virtuaalimaailmassa. Ihminen ei ole tottunut etäkokouksiin, ja niinpä ne tuntuvat raskailta monestakin syystä.

Sitä paitsi yhteistyötä – myös luovaa ja innovatiivista – voi tehdä tehokkaammin muutoin kuin kokouksia pitämällä.

Ensinnäkin voi käyttää pikaviestimiä. Etätyötä tekevät ovat pääosin tottuneita viestimään kirjoittamalla. Ja kun ei tarvitse kirjoittaa esseetä vaan voi heittää huolettoman Slack-viestin, hidaskin kirjoittaja pärjää.

Toiseksi voi käyttää hyväksi sitä, että virtuaalisuus vapauttaa ajan ja paikan kahleista. Päädyimme erään asiakkaan kanssa siihen, että sen sijaan että olisimme pitäneet kaksi kolmen tunnin työpajaa virtuaalisesti, jaoimme työprosessin pidemmälle ajalle. Ensin jokainen työsti saamiaan kysymyksiä yksin yhteiseen, jaettuun dokumenttiin. Sitten työskenneltiin pienryhmissä. Sen jälkeen me fasilitoijat teimme yhteenvedot, ja vasta sitten kokoonnuttiin hetkeksi yhteen virtuaalisesti. Tämä toki vaati työtä etenkin meiltä työpajan valmistelijoilta –mutta säästi turhautumiselta ja tuotti parempi tuloksia kuin virtuaalinen työpaja olisi tuottanut. ”En ole koskaan aiemmin tutustunut työkavereiden ajatteluun näin syvällisesti”, totesi eräs prosessiin osallistunut.

Kolmanneksi tietoa voi hyvin jakaa muutoinkin kuin pitämällä monologia Teamsissa. Etätyötä tekevät ovat yleensä lukutaitoisia. Jaa materiaali etukäteen ja käytä yhteinen virtuaaliaika keskusteluun.

Neljänneksi olkaa luovia ja käyttäkää viestintävälineitä monipuolisesti jakaaksenne töitä, ajatuksia ja tunteita. Kyllä se siitä.

Eli kyllä: kannattaa lopettaa etäkokoukset – tai ainakin osa niistä

Tämä kirjoitus on muokattu aiemmin talouskriisi.fi-palvelussa julkaistusta saman kirjoittajan artikkelista.

 

 

 

 

 

 


 

 

ETÄTYÖSARJA

 

Itseohjautuvuus, etätyö ja etäjohtaminen ovat aikamme iskusanoja. Mitä voimme oppia etätyön tekemisestä, etätyökaveruudesta ja etäjohtamisesta? Mitä meidän yleensä ottaen pitäisi ymmärtää virtuaalitiimeissä toimimisesta ja niiden johtamisesta? Läsnä etänä -kirja vastaa muun muassa näihin kysymyksiin. Tässä kirjoitussarjassa jatkamme aiheen käsittelyä. Sarjan kirjoitukset löydät täältä: https://hnygroup.fi/blogi/. Alma Talentin julkaisemasta kirjasta lisätietoja täältä.

Haluatko keskustella lisää? Ota yhteyttä!