Voiko täysin virtuaalinen tiimi toimia ja saada tuloksia aikaan? Voi, mutta se vaatii jonkin verran erilaisia työskentelytapoja kuin läsnä olevien tiimien toiminta. Tämän osoittavat esimerkit lääkeyhtiö Bayerista ja WordPressin taustayhteisöstä Automatticista kirjassamme Läsnä etänä – Seitsemän oppituntia tulevaisuuden työelämästä (Alma Talent 2020).
Kirjaan kootut havainnot perustuvat Bayerin kliinisten lääketutkimusten johtajan Tarja Jalavan kokemuksiin omassa työssään ja yhdysvaltalaisen Automatticin toimintaan. Jalava on työskennellyt kansainvälisissä virtuaalitiimeissä yli 20 vuotta, aluksi tiimin jäsenenä ja sittemmin esimiehenä ja johtajana. Automatticissa on noin tuhat työntekijää yli 70 maassa. Kaikki työskentelevät etänä.
Virtuaalinen tiimi tutkii syöpälääkkeitä
Tarja Jalavan tiimin työ on syöpälääkkeiden tutkimusta. Virtuaalinen tiimi vastaa kliinisistä tutkimuksista eli tutkimuksista, joissa lääkkeen kehittäminen on jo pitkällä ja sitä päästään tutkimaan antamalla ihmisille.
Jalavan tiimin vastuulla ovat sekä yksittäiset tutkimukset kymmenissä maissa että Bayerin koko syöpälääkkeiden kliinisen tutkimuksen ohjelma. Tehtävät vaihtelevat projektinhallinnasta strategisiin päätöksiin.
Luottamus- ja yhteenkuuluvuuden tunne ja kokous- ja viestintätekniikka ovat tärkeässä osassa etätyön onnistumisessa. Kokoukset täytyy valmistella hyvin ja selkeästi. Pikaviestipalveluiden käyttö on olennaista. Tiimin vetäjän täytyy pitää huolta siitä, että tiimin yhteisöllisyys säilyy. Tiimin vetäjältä johtaminen edellyttää tunneälyä ja herkkyyttä.
Automatticissa jokainen valitsee työpaikkansa itse
Automattic on toiminut virtuaalisesti – tai etänä – yrityksen perustamisesta asti. Saman tiimin jäseniä voi työskennellä eri maissa ja eri aikavyöhykkeillä. Käytössä on useita yhteydenpitoa helpottavia työkaluja, esimerkiksi pikaviestipalveluja, ja tiimit hoitavat ison osan sisäisestä viestinnästään kirjallisesti.
Automatticissakin uskotaan kuitenkin myös siihen, että myös kasvokkaisilla tapaamisilla on merkitystä. Tiimin toiminnan ja sitoutumisen kannalta on tärkeää, että sen jäsenet tuntevat toisensa. Koko yrityksen henkilöstö kokoontuu kerran vuodessa viikoksi samaan paikkaan ja lisäksi kukin tiimi kokoontuu yhteen noin kerran vuodessa.
Näin virtuaalinen tiimi toimii tehokkaasti
Virtuaalinen tiimi tarvitsee selkeät pelisäännöt toimiakseen tehokkaasti. Seitsemän havaintoa virtuaalitiimien toiminnasta:
- Toimiva kokous- ja viestintätekniikka sekä erilaiset pikaviestipalvelut ovat tärkeä osa menestyksekästä etätyötä. Niiden täytyy olla kunnossa, mutta tiimiläiset täytyy myös valmentaa käyttämään niitä oikein ja monipuolisesti.
- Virtuaalikokoukset ja -tapaamiset on valmisteltava tavallistakin paremmin ja selkeämmiksi. Jokaiselle osallistujalle voi kertoa etukäteen, mitä häneltä kokouksessa odotetaan.
- Luottamus ja yhteenkuuluvuuden tunne ovat menestyksekkään yhdessä työskentelemisen edellytyksiä. Virtuaalitiimeissä on suuri riski, että ihmiset alkavat etääntyä toisistaan tai joku kokee olevansa ulkopuolinen. Tiimin vetäjän täytyy olla tarkkana, jotta yhteisöllisyys säilyy.
- Virtuaalitiimin johtaminen vaatii tunneälyä ja herkkyyttä. On tärkeää, että esimies opettelee tuntemaan tiimiläisensä ja ymmärtämään näiden kulttuuritaustaa. Sen lisäksi olisi hyvä, että tiimiläiset tuntevat toisensa. Tämä korostuu etenkin kansainvälisissä tiimeissä.
- Hankalat asiat ja tunteet täytyy ottaa puheeksi, mutta enemmän kannattaa korostaa myönteisiä tunteita ja etsiä iloisia asioita.
- Vaikka tiimi toimisi pääosin virtuaalisesti, työn onnistumisen kannalta on tärkeää kokoontua yhteen myös kasvokkain ja viettää tuolloin myös vapaamuotoisesti aikaa yhdessä.
- Palautetta tulee antaa aktiivisesti ja usein. Palaute kannattaa aina perustella.
Lue lisää Automatticin toiminnasta ja osta Läsnä etänä -kirja täältä.
ETÄTYÖSARJA
Itseohjautuvuus, etätyö ja etäjohtaminen ovat aikamme iskusanoja. Mitä voimme oppia etätyön tekemisestä, etätyökaveruudesta ja etäjohtamisesta? Mitä meidän yleensä ottaen pitäisi ymmärtää virtuaalitiimeissä toimimisesta ja niiden johtamisesta? Läsnä etänä -kirja vastaa muun muassa näihin kysymyksiin. Tässä kirjoitussarjassa jatkamme aiheen käsittelyä. Sarjan kirjoitukset löydät täältä: https://hnygroup.fi/blogi/. Alma Talentin julkaisemasta kirjasta lisätietoja täältä.